SEMPLIFICHER

SEMPLIFICHER

il software gestionale per parrocchie e oratori che funziona con Claris

FUNZIONALITA’ DELL’APPLICATIVO:

► gestisce più parrocchie e più oratori

► funziona sia su Mac che su Windows

► programma le liturgie di tutto l’anno nelle diverse parrocchie(compresi i sacramenti) con il controllo del non sovrapporsi di eventi e la produzione del calendario liturgico con le varie feste e solennità,  partendo dalla data di Pasqua di ogni anno

► permette di raccogliere e tenere in agenda le varie intenzioni per le celebrazioni con la relativa contabilizzazione

► gestisce la prenotazione dei sacramenti del battesimo, prima comunione, cresima e matrimonio

► espleta l’iter completo dei carteggi matrimoniali (esami sposi, pubblicazioni, prove testimoniali etc.) producendo i relativi documenti in formato digitale

► gestisce le pubblicazioni matrimoniali in entrata e in uscita da ogni singola parrocchia con il controllo del periodo di pubblicazione e la produzione delle relative risposte

► produce “prove testimoniali di stato libero” e “licenze ad altro parroco” per singoli richiedenti

► gestisce la prenotazione dei funerali e i dati dei defunti (età media, tipo di celebrazione, appunti per la celebrazione, conteggio dei funerali per celebrante)

► produce certificati digitali di battesimo, cresima e matrimonio (non sostituendosi ovviamente alla registrazione cartacea, come previsto dagli ordinamenti)

► tiene l’anagrafica delle persone fisiche memorizzate con l’annotazione di ogni operazione eseguita a carico delle stesse; in sede di prima registrazione produce la liberatoria da far sottoscrivere, per il possesso dei dati personali con la menzione del responsabile della tutela della privacy

► permette di eliminare l’anagrafica della persona fisica in caso di opposizione al possesso dei dati

► tiene un registro dei sacerdoti che lavorano nell’ambito delle parrocchie gestite dall’applicativo

► permette di gestire le strutture degli oratori e dei loro utilizzatori con il controllo della non sovrapposizione degli eventi e delle problematiche di attiguità di certe strutture, che se utilizzate limitano l’accesso contemporaneo a quelle adiacenti

► gestisce la contabilizzazione dei costi di esercizio delle strutture degli oratori e produce accordi scritti per l’utilizzo delle stesse, secondo condizioni che possono essere memorizzate nelle preferenze dell’applicativo

► invia notifiche via mail in caso di richieste di prenotazioni telefoniche o telematiche

► produce documentazione in formato PDF per ridurre l’uso della carta e consentire la memorizzazione digitale dei documenti

► permette di creare e raccogliere iscrizioni delle varie attività parrocchiali (corsi prematrimoniali, catechesi etc.) con la relativa produzione di liste degli iscritti e schede di iscrizione

► permette di gestire la contabilità economica di ogni singola parrocchia (secondo classificazioni personali delle voci a bilancio o secondo le indicazioni dell’ordinariato diocesano) con la relativa produzione digitale dei bilanci annuali da sottoporre ai consigli e da inviare all’ordinariato diocesano (compresi file excel) generati con un solo clic

► per velocizzare l’inserimento delle voci a bilancio dei conti correnti bancari è in grado di importare i dati in formato excel, se forniti dai servizi di home banking dei propri istituti bancari

► permette la visualizzazione di tutti gli eventi programmati, sia per quanto riguarda la parte liturgica delle celebrazioni sia per quella riguardante l’uso delle strutture pastorali con la relativa produzione di documentazione digitale per l’organizzazione di chi deve sovrintendere alle diverse attività

► permette di inserire periodi di chiusura o di ferie e anche orari di apertura e chiusura per regolamentare la possibilità di prenotazione delle strutture

► l’accesso all’applicativo avviene tramite identificazione dell’operatore (nickname e password)

► l’applicativo può essere utilizzato da più operatori, di cui uno solo è l’amministratore (admin) con il potere di generare altri operatori e controllarne la possibilità e i privilegi di accesso

► per la risoluzione di eventuali controversie, il software tiene un registro di tutte le attività svolte da ogni singolo operatore

► se dovessero presentarsi errori o bug nel codice sorgente, con il conseguente cattivo funzionamento, l’applicativo può essere aggiornato tramite rilascio di una versione successiva

► l’applicativo è stato creato ed è eseguibile tramite «Claris19», il software per la gestione di database («Claris19» deve essere acquistato dal sito del produttore; lo si acquista una volta per tutte - Semplificher è invece gratuito!)

► con più licenze di «Claris19» l’applicativo è condivisibile su più computer nella rete locale oppure con l’acquisto di piani cloud-server annuali può diventare condivisibile attraverso internet tra computer in sedi remote

PRIMO UTILIZZO

► inizializzare l’applicativo con l’inserimento del codice auto-generato e la creazione dell’admin

► in GESTIONE PARROCCHIE inserire i dati delle diverse parrocchie con le relative strutture adibite al culto (chiese, battisteri, cripte etc.)

► aggiungere gli ORATORI con le relative sale (tenendo conto dell’attiguità delle stesse), la capienza, le indicazioni di dislocazione, i costi di utilizzo (se necessario), gli orari di apertura e chiusura dell’oratorio

► aggiungere i CONTI parrocchiali (casse contanti, conti correnti etc.)

► impostare le PREFERENZE software (testo privacy,  nome e indirizzo dell’unione delle parrocchie, nome del parroco responsabile, testo delle condizioni dell’utilizzo delle strutture)

► in COMPOSIZIONE BILANCI generare i tipi di conti (se non si sa come fare, cliccare su “ripristina tipi default”) e comporre le classificazioni delle “entrate” e delle “uscite” (cliccando su “crea voci entrata default” e “crea voci uscite default”, vengono auto-generate le classificazioni secondo l’indicazioni dell’ordinariato diocesano)

► in GESTIONE LINGUE CELEBRAZIONI è possibile indicare le lingue usate nelle celebrazioni (ITA oppure bilingue ITA-D)

► in PROGRAMMAZIONE ANNUALE programmare le celebrazioni ordinarie nelle diverse parrocchie (è possibile inserire sotto-periodi in cui gli orari sono diversi- ad esempio il periodo estivo) e inserire le giornate di chiusura o i periodi di ferie delle strutture; inserire le celebrazioni delle festività, dei sacramenti (battesimi, cresime, prime comunioni) e delle altre celebrazioni (via crucis, penitenziali, anniversari etc..)

► in GESTIONE OPERATORI SOFTWARE aggiungere altri eventuali operatori del software con i vari privilegi di accesso e funzionalità consentite)

ATTIGUITA’ DELLE STRUTTURE

► l’applicativo è in grado di ordinare l’utilizzo di strutture attigue, che sono “servite” da un passaggio che a sua volta potrebbe essere utilizzato per attività (se, come nell’esempio in figura, in Corridoio Centrale 1 o Corridoio Centrale 2 si svolge un qualsiasi tipo di attività, quest’ultima diventa un elemento di disturbo per le eventuali attività nelle sale attigue 1, 2, 3 e 4)

► per regolamentare questo tipo di problematica, che potrebbe causare difficoltà organizzative, in sede di impostazione iniziale dell’applicativo basta configurare le sale 1 e 2 come sale attigue “servite” della sezione A dell’edificio; il Corridoio Centrale 1 come sala attigua che “serve” la sezione A dell’edificio e, in modo analogo, le sale 3 e 4 come sale attigue “servite” della sezione B dell’edificio e il Corridoio Centrale 2 come sala attigua che “serve” la sezione B dell’edificio; le sale che non hanno problemi di attiguità vanno definite come “indipendenti”

► con questo tipo di configurazione l’applicativo, in sede di prenotazione delle strutture, segnala la contemporaneità degli eventi in sale attigue e, secondo i privilegi dell’operatore, permette di soprassedere o meno alla prenotazione di strutture con attività attigue e simultanee, che potrebbero disturbarsi reciprocamente

 BLOCCA GIORNATA

► alcuni tipi di attività giornaliere prevedono di lasciare depositato materiale nelle strutture in cui vengono svolte, rendendo la struttura inutilizzabile per tutta la giornata; in questo caso, in sede di prenotazione basta spuntare la casella “blocca giornata”; l’applicativo considererà la struttura come occupata per tutta la giornata, anche se utilizzata solo per un tempo limitato (è il caso ad esempio dei “gr-est” settimanali, solitamente organizzati nelle ore mattutine e pomeridiane; se queste attività e che prevedono installazioni particolari nelle strutture, che ne impediscono l’uso serale)